総合システム管理株式会社（以下「弊社」）は、弊社事業である「マンション管理・ビル管理」の事業体として、社会に寄与する企業として個人情報の適切な取扱いに規範を示すべき立場にあるとの理念の下、個人情報を適切に取り扱うことの重要性を認識し、個人情報保護方針を定め、役員及び従業員が一体となってこれを遵守し、もって個人情報の保護及び個人の権利利益の保護に万全を尽くしてまいります。 1．個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において個人情報を取得致します。 2．個人情報を、本人から直接、書面によって取得する場合には、弊社名、個人情報保護管理者名及び連絡先、利用目的等をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得致します。 3．個人情報の利用は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。また、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施致します。 4．保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の同意なしに第三者に開示・提供致しません。 5．保有する個人情報を利用目的に応じた必要な範囲内において、正確、かつ、最新の状態で管理し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、合理的な安全対策を講じ、予防並びに是正に努めます。 6．個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏えいや第三者への提供を行わない等を契約により義務づけ、委託先に対する適切な管理を実施致します。 7．保有する個人情報についての苦情・相談は、弊社の問合せ窓口に連絡頂くことにより、これに対応致します。 8．個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。 9．個人情報保護マネジメントシステムを定め、これを定期的に見直し、継続的に改善致します。 10. 個人情報保護方針の内容についての問い合わせ先 　　当方針の内容に関しては、弊社　個人情報相談受付窓口まで連絡をお願いいたします。 　　内容確認後、返答させて頂きます。 制定日　平成17年4月1日 改定日 令和6年4月1日 福岡市博多区博多駅前1丁目15番20号 総合システム管理株式会社 代表取締役　中川原　潤 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― ＜個人情報の取り扱いについて＞ 【事業者の名称】 総合システム管理株式会社 【個人情報保護管理者の氏名等】 管理本部長 【弊社の個人情報の利用目的】 弊社が取得した保有個人情報は、次の目的の範囲内で利用いたします。なお、次の目的の範囲に含まれていない利用目的が生じたときは、直接取得の場合はご本人へ利用目的について同意を得たうえで、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表したうえで、利用いたします。 　　　　　　　(対象情報)　　　　　　　　　　　 　|　　　　　　　(利用目的) (1)マンション管理、ビル管理事業に関わる個人情報　|　マンション管理、ビル管理業務管理のため (2)お取引様に関する個人情報　　　　　　　　　　　|　営業活動・お取引様管理のため (3)従業員・退職者に関する個人情報 　　　　 　|　雇用及び人事管理のため (4)採用応募者の方の個人情報　　　　　　　　　　　|　選考および採否に関する連絡のため ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【保有個人情報について】 弊社の開示対象となる個人情報は上記利用目的のうち(2)及び(3)及び(4) となります。 具体的開示方法等については以下をご確認ください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【個人情報の開示等に関する請求について】 1．弊社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、“開示等”といいます。）を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。 ※ただし、ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。 2．開示等の請求を行う場合、下記手順に沿ってご請求ください。請求内容について不備・不足事項等ある場合請求を受け付けることが出来ない場合があります。なお、個人情報の開示または利用目的の通知の請求について、1回につき事務手数料として1,000円をお振込みにてご負担いただきます。 (本人が請求する場合) ・下記の開示等請求窓口に対して、郵便でご請求ください。その際、必要になる事項は以下の通りです。 「氏名」、「住所」、「電話番号」、「請求内容」 ・ご請求にご回答させていただくにあたって、なりすましによる個人情報の漏洩事件を防ぐため、ご本人様の確認をさせていただきます。免許証やパスポート、写真付き住民基本台帳カードのご提示をお願いしたり、弊社保有情報との照合をさせていただいたりすることがございますが、ご了承ください。 (代理人が請求する場合) ・下記の開示等請求窓口に対して、郵便でご請求ください。その際、必要になる事項は以下の通りです。 「氏名」、「住所」、「電話番号」、「請求内容」 ・「代理を証明する書類」と「代理人の方の本人確認書類」（申請時点で有効な、運転免許証、パスポート、年金手帳、健康保険証、戸籍謄（抄）本、住民基本台帳カード、住民票（6ヶ月以内）、外国人登録証明書のいずれかのコピー（1通））のご送付をお願いいたします。 【代理を証明する書類】 任意代理人の場合： 本人の捺印と署名のある委任状原本 本人が死亡した場合： 被相続人の死亡事項の記載のある戸籍全部事項証明書 相続人であることを確認できる戸籍全部事項証明書または遺言執行者であることが確認できる遺言書もしくは遺産分割協議書等1通 成年後見人、保佐人または補助人の場合： 本人の行為能力が制限されていることを証する書面（戸籍謄(抄)本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類　のいずれか1通） ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【個人情報の任意性について】 当社への個人情報の提供はご本人の任意であり、提供を断ることが出来ます。ただし、上記個人情報の提供がない場合は、業務処理に支障が発生するためにご本人に不利益が生じる場合があることをあらかじめご承知ください。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【自動的な情報の取得について】 当社では、ご本人様が容易に認識出来ない方法(CookieやWebビーコン等)で個人情報を取得することは一切いたしません。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【安全管理措置について】 当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、以下の安全対策を講じます。 組織的安全管理措置 ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱いに関する規程を策定。 ・個人情報の取扱状況について、定期的な監査を実施。 人的安全管理措置 ・従業者に個人情報の取扱いに関する定期的な研修を実施。 物理的安全管理措置 ・個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施。 ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、社内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、機器の暗号化又はパスワード制御を実施。 技術的安全管理措置 ・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。 ・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入。外的環境の把握 ・個人情報を保管している以下の国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 【個人情報に関する問い合わせ・開示等請求・苦情窓口】 (名　称) 総合システム管理株式会社　個人情報相談受付窓口 (所在地) 〒812-0011　福岡市博多区博多駅前1丁目15番20号 (個人情報保護管理者) 個人情報保護統括管理者 (連絡先) TEL：092-441-4466 FAX：092-474-4607 メール：privacy@bm-ssk.co.jp 【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】 ・認定個人情報保護団体の名称 　一般財団法人日本情報経済社会推進協会 ・苦情の解決の申出先 　認定個人情報保護団体事務局 ・住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内 ・電話番号 03-5860-7565　0120-700-779 ※当社のサービスに関する問合せ先ではございません。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 制定日：平成24年6月1日 改定日：令和4年5月1日