【契約社員】人材会社の社長秘書

当社は株式会社エニーカンパニー・株式会社エニーワークの２つの企業体からなる会社です。 行っている事業内容は3つあり、PCスクール事業、建設業（電気工事・電気通信工事）、人材業（人材派遣・人材紹介・アウトソーシング）になります。 今回お任せしたいお仕事は、創業者である代表取締役社長の秘書業務です！具体的なお仕事の内容は以下の通りです。 【代表のスケジュール調整】 前日までに当日の代表スケジュールを10分単位で作成し、社内クラウドのサイボウズへ記載。 部長達が代表へ報連相を突発的に行うので、部長たちへ話す所要時間、タイトル、優先順位などをお伺いし、代表の本日の予定を確認して話す時間を作る。 また、一日に何千ものメール、チームス、LINEが代表に届くので、秘書が代表へのメッセージも合わせて確認して、メール返事の時間を確保する。 作成したスケジュールは、前日と当日朝に代表とスケジュールのすり合わせを行い、優先順位タスクの認識合わせを行います。 【代表のメール作成サポート】 社外と社内における代表が話していることを議事録作成。 議事録の内容をまとめてメール下書きを作成。メールは代表が送信するので、文案草案を記す 【代表の経費精算】 毎月1回月末に、代表の経費計上をExcelにて行うので、毎週領収書を代表から回収して、領収書の裏書(お伺い先や購入した品)を代表に行って頂く。 あわせて、毎年1回(3月)に確定申告を行うので、医療費控除の領収書を代表から預かり、フォルダへ格納する。 【営業同行】 新規と既存含めた営業先へ訪問する際のアシスタント業務を行います。 移動手段の手配、交通ルートの確認、自動車運転、打ち合わせ場所の確保、菓子折り購入、営業資料の準備など。 新規で名刺交換を行った場合は、eightへ登録し原本をフォルダへ格納する。 【会社説明会の補助】 求職者向けの会社説明会準備として求職者の資料とお茶を準備し、会場手配、空調調整など。 当日のアテンドとして求職者を席へ誘導、事前の説明会注意案内を行う。 ★使用ツール★ 主にOutlook、Excel、Word、PowerPoint、Teams、サイボウズを使用。 業務に慣れてきたら、オフィシャルLINE、SMS、FacebookMessenger、ZOOM、Google meet、タイムズカーシェア手配、illustrator、シーサーWIKI、プリントパックにて資料発注、高島屋オンラインにてギフト発注、レインズ（不動産ツール）、各種メディカルツールなどのスキルも身に着ける事ができます！ 前任者は社会人経験3年目の第二新卒として配属されました。 PC業務を行ったことがなく、課長職以上の上司と働いた事がありませんでしたが、 秘書業務についてからは、どこに出しても恥ずかしくない、スーパー従業員として成長しました！

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